Hvilken udfordring skulle vi løse?
I DS Smith Danmark har vi store ambitioner. Vi vil være en dynamisk, attraktiv og fleksibel organisation for vores medarbejdere, samtidig med at vi vil opfylde missionen om at være den foretrukne leverandør af emballageløsninger til markedets mest krævende kunder.
For at strategien lykkes, kræver det, at vi hæver blikket og får en ide om, hvor lederne og medarbejderne er henne i forhold til deres opgaveløsning, mål og måder at arbejde på, og at vi har en plan for deres udvikling i organisationen.
Derfor skabte vi Talent Review, som er en ABC-kompetencemodel. Talent Review bliver helt konkret brugt til at vurdere performance, adfærd og potentiale for hele organisationens ledere og funktionærer. Værktøjet giver et overblik over:
- om vi har de rette lederkompetencer i huset
- om virksomhedens værdier bliver efterlevet i dagligdagen
- om vores udvikling har det rette strategiske fokus
- om vi har successionen på plads i forhold til nøglepositioner.
Hvad går Talent Review ud på
Talent Review bliver afholdt årligt, og alle ledere og funktionærer bliver vurderet. Den ansatte bliver vurderet ud fra de seneste 12 måneder.
Vurderingen bliver lavet på baggrund af 3 elementer:
- Performance – nåede de målene? Vurderes ud fra resultater aftalt ved den sidste PU-samtale.
- Adfærd – opfylder lederne deres lederkompetencer, og efterlever medarbejderne virksomhedens værdier?
- Potentiale – ønsker medarbejderen at rykke op i organisationen, og har vedkommende evnerne til det?
Med denne samlede vurdering blev medarbejderen eller lederen placeret i ABC-modellen, som forsimplet fortalt går ud på at placere den ansatte i kategori A (overperformance), kategori B (solid performance) og kategori C (lever ikke op til forventningerne).
Udover de 3 elementer talte vi om succession planning – er der tilstrækkelige kompetencer internt, som vil kunne overtage nøglepositioner i fremtiden?
Sådan gjorde vi i praksis
- Forud for mødet
Alle ledere lavede en vurdering af deres medarbejdere ud fra samme skabelon.
2) På selve Talent Review-mødet
På Talent Review-mødet præsenterede lederen sin vurdering og placeringen af hans/hendes medarbejdere for lederens leder og HR.
Vi tegnede et 9 box grit på et whiteboard, som repræsenterede ABC-modellen. Lederen placerede medarbejderen (med en post-it) i en af de 9 bokse og begrundede valget inkl. eksempler. Herefter stillede de øvrige deltagere spørgsmål, og alle nåede frem til en endelig placering af medarbejderen.
Denne fremgangsmåde gav et godt visuelt overblik over hver afdeling, i forhold til hvor mange medarbejdere blev placeret i kategori A, B eller C. Samtidig betød feedbacken for lederen, at han /hun blev bedre klædt på til den efterfølgende tilbagemelding til medarbejderen.
Forvent, at I kan gennemgå 10-12 medarbejdere i timen.
3) Efter mødet
Lederen gav tilbagemelding om placeringen til medarbejderen.
Handlingsplanerne for de medarbejdere, der var placeret i kategorierne A og C, blev efterfølgende gennemgået på lederteammøderne en gang i kvartalet.
2 fokuspunkter for at sikre succes
- Vær skarp på målepunkterne. Det er vigtigt, at den, der bliver bedømt, kan genkende sig selv i en klar og begrundet tilbagemelding.
- Forventningsafstem, hvad kategori A, B og C betyder hos jer. Der skal være en klar beskrivelse af, hvornår performance ligger under, på eller over forventningerne. Fx skal 8 ud af 10 opgaver være løst over forventning, før performance ligger over forventning (A).
Hvad lærte vi?
Vær konkret i forhold til ledergruppens fælles forståelse af at opfylde forventningerne til lederkompetencer og opfyldelse af DS Smiths værdier. Fx kan ‘vedholdende’ forstås forskelligt af lederen i IT kontra lederen fra produktionsafdelingen.
Vær ude i rigtig god tid, når møderne skal bookes. Det er mange, travle mennesker, som skal deltage.
Bliv enige om, hvilke referenceforhold der skal tages i betragtning – er det de samme som på organisationsdiagrammet?
Hvad var resultatet i forhold til de blødere værdier?
Vi fik overblik. Alle medarbejdere blev inddelt i forhold til de forventninger, som deres ledere har til deres performance.
Hvordan kan vi se resultatet på bundlinjen?
Talent Review er et nyttigt værktøj til at udfordre lederne til at få et endnu større udbytte af medarbejdernes kompetencer, hvilket påvirker bundlinjen i det lange løb.
Når medarbejderne bliver placeret, kunne vi se en klar sammenhæng mellem dårlige resultater på bundlinjen i de enkelte områder – og antallet af medarbejdere i C-kategorien. Det gav lederne fakta til at reagere, så afdelingen kunne komme op i gear igen.
Hvad har det også ført med sig?
Sammen med stillings- og rollebeskrivelsen og PU giver Talent Review et godt fundament for, at de menneskelige ressourcer og kompetencer er til stede, så strategien kan blive implementeret succesfuldt.
