Anders Trillingsgaard sætter fingeren på chefens nye kerneopgave: Keep it simpel
Ved hjælp af 9 trin kan ledermøder gå fra brandslukning til fælles fokus og kommunikation – og bedre resultater.
Sådan gør du:
1. Skab et fælles situationsbillede +
Det fælles billede kan bestå i alt fra en simpel SWOT til en grundlig analyse med dataindsamling og feedback. Det vigtigste er, at I samler, opstiller og drøfter:
- De vigtigste træk ved jeres organisation netop nu
- Jeres vigtigste interessenter
- De væsentligste bevægelser, der er i gang på jeres område.
I en kompleks og omskiftelig verden er et fælles situationsbillede det bedste værktøj til at sikre, at alle i gruppen tænker i helheder, er proaktive og handler koordineret, selv når der ikke er tid til og mulighed for at koordinere og træffe fælles beslutninger.
Den klassiske fejl: Gruppen springer det fælles situationsbillede over og forstår ikke, hvorfor den har svært ved at hæve sig over brandslukning og pleje af særinteresser.
2. Identificer opgaver til ledelsesteam +
På baggrund af et fælles situationsbillede kan I identificere de mest afgørende ledelsesopgaver, som kun kan løses i fællesskab – og tage stilling til, hvem der skal være med til at løse dem. Det skal være de tre-syv betydeligste udfordringer i organisationen, hvor der er en stor gensidig afhængighed mellem jer.
Den klassiske fejl: Uden at tænke over det løser I opgaver i teamet, som kunne have været løst hurtigere og bedre en-til-en, i undergrupper eller tværfunktionelle team. At vælge de rigtige opgaver, der faktisk egner sig til teamarbejde, er helt afgørende for succes med ledelsesteam.
3. Læg en plan med mål, delmål, ansvar og tempo +
Selv i de bedste team laves det meste af arbejdet af lederne hver især. I har brug for en plan, der i store træk viser, hvem der gør hvad hvornår. Ellers kan I ikke huske det og mister overblikket, før I har forladt rummet. En plan tvinger jer også til at prioritere samt tage stilling til realismen og ressourcetrækket i jeres ambitioner.
Klassiske fejl: Fordi planlægningen involverer vanskelige forhandlinger og kompromisser mellem jer, får I den ikke fulgt til dørs. Andre grupper får for hurtigt lavet (eller dikteret) en for rigid plan. Begge dele har som konsekvens, at det bliver svært at det at holde liv i arbejdet med opfølgning, justering og videreudvikling.
4. Løft jeres ledermøder +
Alle ledermøder kan blive bedre, og det giver ny energi at eksperimentere. Kig først på, om I har de rigtige typer af ledermøder, og om I forbereder dem rigtigt. Overvej derefter, hvem der mødeleder dem, og hvordan I andre giver følgeskab. Kig til sidst på strukturer: Får I de rigtige materialer? Er lokalet passende? Bruger I tavle o.l.? Får I den hjælp, I har brug for?
Den klassiske fejl: I holder kun én slags ledermøder, og I glemmer at udvikle deres form og indhold.
5. Krystallisér løbende roller og strukturer +
For at være koordinerede i en dynamisk organisation har I brug for løbende at krystallisere roller og andre strukturer – dvs. fastholde dem i en bestemt og enkel form i en periode. Selv om strukturerne skal kunne tilpasses situationer og personer, bliver samarbejdet kaotisk, hvis alt er flydende. Gå jævnligt organisationsdiagrammet, centrale roller og procedurer igennem, gør dem enklere og tydeligere – lidt som en gartner, der nænsomt beskærer og klipper ned, så alting ikke vokser og knopskyder vildt.
Klassiske fejl: At krystallisere roller og strukturer for stift, standardiseret og udynamisk, så I ikke kan får det bedste ud af personer og situationer. Eller: At forsømme krystalliseringerne, fx fordi de opleves som forsimplinger og alligevel hele tiden skal brydes op.
6. Træn jeres ledelseskommunikation+
Gør det til en vane ved afslutningen af et langt ledermøde eller teamseminar at træne, hvordan I vil kommunikere jeres arbejde. Del teamet i to, og lad hver gruppe forberede en kommunikations- eller involveringssituation. Spil derefter situationerne med den anden gruppe som modtagere. Lær af erfaringerne, og prøv gerne igen.
Den klassiske fejl: Det virker kejtet at stille sig op foran sine kolleger og træne kommunikation og involvering, så det kan være fristende at springe over. Men alle seriøse professionelle træner før afgørende situationer, og I vil blive overrasket over, hvor meget bedre I bliver.
7. Giv hver enkelt succes +
Vi tror ofte, at teamet kun er til for at skabe resultater for organisationen. Men hvis ikke hver enkelt oplever at få succes og udbytte af arbejdet, vil deltagerne ubevidst og umærkeligt trække deres energi og investere den i mere udbytterige fora. Eller endnu værre: Grupper, der oplever fiasko, hjemsøges hurtigt af de værste gruppedynamikker: syndebukkejagt, splittelse, udstødelse osv. Derfor skal I sørge for at have delmål, der jævnligt kan realiseres. I skal være opmærksomme på, hvad der motiverer jeres lederkolleger og udnytte anledninger til at fejre gode resultater.
Den klassiske fejl: I glemmer at opstille delmål eller er for hurtige til at flytte målstregen, før I har nået den. På den måde er det svært at opleve succes.
8. Direkte og undersøgende dialog +
Dette er måske det vigtigste trin for at opbygge commitment til helheden og til arbejdet i teamet. Kernen er at opsnappe de væsentligste aktuelle emner og sætte dem på dagsorden med ordentlig tid. I skal insistere på, at deltagerne er direkte, siger hvad de mener og stiller undersøgende spørgsmål til hinanden. Det kræver både øvelse og tillid – som blandt andet kan være opbygget gennem mange af de øvrige trin, gruppen har taget sammen.
Den klassiske fejl: Nogle grupper dyrker en fortælling om, at ”her får vi svesken på disken”. Det er ofte udtryk for en machokultur og lægger op til angreb og modangreb. Det får sjældent andre end de mest magtfulde på banen, fordi risikoen for at blive kanøflet er høj. Derfor bliver der ofte gået i en bue uden om mange svære, men vigtige emner.
9. Byg stærke personlige relationer +
Tillid og stærke relationer er afgørende for, hvor åbne gruppens medlemmer er – og dermed for, hvor gode data der bliver lagt på bordet, og hvor svære emner der kan arbejdes med. Tillidsfulde relationer opbygges over tid, i takt med at man forstår og kan forudsige hinanden. I kan også accelerere processen ved fx at fortælle personlige eller professionelle livshistorier eller ved at arbejde med personlighedstest sammen.
Den klassiske fejl: I starter med social teambuilding eller tror, at opbygning af personlige relationer af sig selv udvikler teamet. Men hvis ikke I har identificeret jeres vigtige opgaver eller etableret de rigtige møder og koordineringsformer, vil I glide fra hinanden lige så hurtigt, som I fik oplevelsen af at være tæt.
Læs hele Anders Trillingsgaards artikel
