5 konkrete råd til, hvordan du bedst leder dine hjemsendte medarbejdere

Coronavirus har ændret verden på et splitsekund – og som personaleleder, skal du nu lede på en helt anden måde, end for blot en uge siden.

De fleste har prøvet at have en hjemmearbejdsdag lejlighedsvist, men ikke hver eneste dag – samtidig med at børnene også er hjemme. Det giver helt nye udfordringer for dine medarbejdere – og krav til dig som leder.

Derfor har jeg lavet en lille huskeseddel over de 5 vigtigste indsatsområder som personaleleder – lige nu:

1 – Dig selv

For at du kan lykkes i denne situation – og være nærværende, vise tillid, være tydelig og skabe tryghed, kræver det, at du selv har og udstråler overskud – og at du bevarer dit overblik.

Start derfor med at gennemgå din egen ugeplan og lav en god planlægning:

• • Hvordan indretter du dig personligt – især hvis du har hjemmegående børn? Hvornår arbejder du – og hvornår holder du fri?Lav også gerne en børne-ugeplan – sammen med dine børn. Hvornår er der skole, egen leg, spisepauser, og hvornår er du som forælder tilgængelig – og har fri?

• • Hvad kan udsættes i din ugeplan, så det skaber luft? (Skriv/ ring rundt)

• • Overblik – sæt tid af til at finde ud af:
    Hvad er de vigtigste udfordringer for din afdeling lige nu – og hvordan vil det påvirke dine medarbejdere – og deres arbejdsopgaver?

• • Lav en kommunikationsplan ift. dine medarbejdere.
    Book tid i kalenderen til fælles virtuelle møder og 1:1. Vær ekstra tilgængelig

Du skal omprioritere dine egne opgaver, så du får ekstra tid til personaleledelse. Det er nu, at dine medarbejdere skal mærke, at du er der for dem og hjælper dem – med en fast og tryg hånd.

Husk også nye medarbejdere, der kan blive usikre, da de ikke kender virksomhedens rutiner endnu – og ikke har nået at skabe stærke relationer med deres nye kollegaer.

Vær også ekstra opmærksomme på opsagte medarbejdere, der kan opleve isolationen og usikkerheden endnu tydeligere end før pga. et uvist jobmarked.

2 – Tydelig og transparent plan

I meget uvante situationer – f.eks. med massivt hjemmearbejde – vender alles blikke sig mod dig som leder: ”Hvad og hvordan gør vi nu?”

Derfor skal du have en tydelig og gennemsigtig plan ift. hvordan I – specielt i din afdeling – vil håndtere situationen:

• • Hvordan påvirker det dine medarbejderes opgaver, at de nu skal løse dem hjemmefra? Hvis selve opgaverne har ændret sig, skal du definere klare mål for de nye opgaver, og være tydelig omkring, hvem der skal lave hvad/ ansvarsområde.Dine medarbejdere skal vide, hvornår de er en succes. Inddrag dem i hvordan deres opgaver skal løses – for det har de sandsynligvis det bedste bud på.

• • Lav en klar forventningsafstemning, så medarbejderen ikke overlades til sig selv.Hjælp dem med at lave deres egen planlægning ift. f.eks. hjemmegående børn – og vær realistisk med deres arbejdsintensitet. En fleksibel tilgang kan løse meget.Trods usikkerheden er de fleste meget loyale, så for at bevare overskuddet, skal de også huske at holde fri. Del gerne ud af dine personlige løsninger.

• Sæt nye rammer for, hvordan I kommunikerer – f.eks. daglige opsamlingsmøder for hele teamet, 1:1 flere gange ugentlig eller efter dine medarbejders behov.

 

3 – Masser af kommunikation – og empati med stort E

Når vores normale rammer ændrer sig så drastisk, spejler vi os i gruppen for at finde tryghed, og det er selvsagt ret svært, når hele teamet sidder spredt.

Som leder er det derfor ekstra vigtigt, at du og dit team ”mødes” ofte og får talt sammen, så I kan løse problemerne sammen og dele gode ideer.

Når du f.eks. holder virtuelle morgenmøder (husk video), så spørg ind til:

• • Hvordan har I det?

• • Hvilke udfordringer oplever I konkret?

• • Italesæt usikkerheden – hvad kommer der til at ske med vores virksomhed = mister jeg mit job?

• • Hvordan håndterer jeg hjemmearbejde med hjemmegående børn – jeg kan ikke løse så mange opgaver, som normalt

• • Personlige bekymringer: Hvad med mine ældre i familien, venner m.v.?

• Hvad må jeg i fritiden?

Vær ekstermt lydhør overfor om medarbejderen mistrives, når de arbejder hjemmefra – men kvæl dem ikke i omsorg eller oplevet overvågning.

4 – Socialt fællesskab

Forskningen viser, at hvis en medarbejder arbejder hjemmefra mere en 2½ dag om ugen, så stiger risikoen for, at de føler sig isolerede og berørte af de manglede sociale relationer.

• Opfordr dine medarbejdere til at ringe/Skype/facetime (med video) til hinanden – fremfor blot at sende mails

• Hold frokostpausen sammen – virtuelt (facetime, messinger m.v.)

• • Hvis det er fysisk muligt, så hold evt. gående 1:1 møder udendørs – med god afstand

• • Fejr jeres succeser sammen – f.eks. ”vi lykkes med hjemmearbejde”

• Vis din anerkendelse af deres indsats – send blomster/chokolade til dit team som tak for deres store fleksibilitet, gå-på-mod og indsats (støtter også blomsterhandleren 😊)

 

5 – Nye arbejdsmetoder

Selvom det kan lyde let, at ”Vi arbejder, som vi plejer – bare hjemmefra”, så er der jo langt fra sådan i virkeligheden.

Konkret kan der være behov for nye læring, for hvordan omsætter jeg f.eks. fysiske møder (store som små) til virtuelle?

• • Er der nogle praktiske redskaber, som dine medarbejder skal lære at bruge her og nu – f.eks. Skype, Zoom, Microsoft Teams m.v.? – og udover det funktionelle – hvad skal der så til, for at det opleves professionelt?

• • Hvis de skal udføre nye/ andre opgaver i en periode – så husk god oplæring.
    De skal opleve, at det giver mening og værdi.

• Vær kreativ – hvis noget ikke kan lykkes på den ene måde, så involvér og lav fælles brainstorming: ”Hvordan kan vi så komme i mål med opgaven?”

 

Vis dig, som dén fremragende leder du er

Det er nu, at du skal træde i karakter som leder.

Det giver naturligvis masser af personlig usikkerhed – for ingen af os har prøvet denne situation før.

Så start med dig selv, så du ikke mister overblikket – og bevarer dit overskud.
Hav fokus på medarbejderne – socialt og praktisk ift. hjemmearbejdsplads, kommuniker klart, ofte og nærværende – og læg en plan sammen med dit team for, hvordan I lykkes bedst muligt i denne periode.

 

De bedste hilsner – og held og lykke med opgaven

Annette

 

Du kan også tilmelde dig mit nyhedsbrev, hvor jeg løbende kommer med tips og konkrete værktøjer ift. HR og ledelse.